برگزاری نشستها و جلسات حرفهای با وب کنفرانس
وب کنفرانس یا کنفرانس تحت وب، بستری برای برگزاری جلسات، نشستهای سازمانی، گردهماییها و ارتباطات گروهی از طریق اینترنت است. کاربران میتوانند بدون توجه به فاصله جغرافیایی، در یک محیط آنلاین مشترک حضور داشته باشند و از طریق صدا، تصویر، چت و اشتراکگذاری محتوا با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.
با استفاده از سرویس وب کنفرانس میتوان جلسات کاری، ارائههای سازمانی، نشستهای تخصصی و جلسات آموزشی را بدون نیاز به حضور فیزیکی افراد برگزار کرد. برگزارکننده نیز ابزارها، دسترسی کاربران و روند جلسه را از طریق پنل مدیریتی کنترل میکند.
ورود تحت وب برگزاری جلسه از طریق مرورگر
ارتباط دوطرفه استفاده از صدا، تصویر و چت
مدیریت کاربران کنترل نقش و دسترسی شرکتکنندگان
اشتراک محتوا نمایش اسلاید، صفحه و فایل
وب کنفرانس چیست؟
وب کنفرانس سامانهای تحت وب برای گردهمآوردن افراد و برگزاری نشستهای آنلاین است. در این محیط، اعضای جلسه میتوانند از مکانهای مختلف وارد شوند، صدای یکدیگر را بشنوند، تصویر کاربران را مشاهده کنند و محتوای موردنیاز جلسه را به اشتراک بگذارند.
این سرویس به سازمانها، شرکتها، مؤسسات آموزشی و تیمهای کاری کمک میکند بدون صرف هزینه و زمان رفتوآمد، جلسات خود را برگزار کنند و ارتباط مستمر میان اعضا را حفظ نمایند.
نکته مهم: وب کنفرانس برای جلساتی مناسب است که چند نفر باید بهصورت فعال در گفتوگو و تصمیمگیری شرکت کنند. اگر هدف اصلی ارائه محتوا توسط یک یا چند سخنران به تعداد زیادی مخاطب باشد، سرویس وبینار گزینه مناسبتری خواهد بود.
نقش کاربران در وب کنفرانس
کاربران حاضر در یک کنفرانس آنلاین براساس سطح دسترسی خود معمولاً در دو گروه اصلی قرار میگیرند:
برگزارکننده برگزارکننده جلسه را ایجاد میکند و میتواند میکروفن، دوربین، چت، اشتراک صفحه و دسترسی شرکتکنندگان را مدیریت کند.
ارائهدهنده ارائهدهنده میتواند فایل، اسلاید یا صفحهنمایش خود را نمایش دهد و محتوای جلسه را برای سایر کاربران ارائه کند.
مشارکتکننده مشارکتکنندگان میتوانند براساس دسترسی تعیینشده از میکروفن، دوربین، چت و سایر ابزارهای جلسه استفاده کنند.
وب کنفرانس چگونه برگزار میشود؟
برای برگزاری کنفرانس تحت وب ابتدا باید تعداد کاربران همزمان، مدت جلسه، زمان برگزاری و امکانات موردنیاز مشخص شود. سپس برگزارکننده نشست را ایجاد و لینک ورود را برای افراد ارسال میکند.
انتخاب سرویس ظرفیت کاربران، مدت جلسه و امکانات موردنیاز مشخص میشود.
ایجاد نشست تاریخ، ساعت، نام جلسه و سطح دسترسی کاربران در پنل ثبت میشود.
ارسال لینک ورود لینک اختصاصی جلسه برای ارائهدهندگان و مشارکتکنندگان ارسال میشود.
برگزاری و مدیریت برگزارکننده جلسه را آغاز کرده و صدا، تصویر، چت و ارائهها را مدیریت میکند.
مهمترین امکانات وب کنفرانس
ارتباط صوتی کاربران میتوانند با اجازه مدیر جلسه از میکروفن استفاده کنند و در گفتوگو شرکت داشته باشند.
ارتباط تصویری ارائهدهندگان و مشارکتکنندگان میتوانند تصویر وبکم خود را در جلسه نمایش دهند.
اشتراکگذاری صفحه صفحه دسکتاپ، مرورگر یا نرمافزارهای موردنیاز برای سایر کاربران نمایش داده میشود.
نمایش اسلاید و PDF ارائهدهنده میتواند فایلهای جلسه را داخل سامانه بارگذاری و بهصورت منظم نمایش دهد.
وایتبرد آنلاین امکان نوشتن، رسم شکل و علامتگذاری روی محتوای ارائه در اختیار کاربران مجاز قرار میگیرد.
چت عمومی و خصوصی کاربران میتوانند بدون قطع جریان جلسه، پیام یا پرسش خود را بهصورت متنی ارسال کنند.
نظرسنجی مدیر یا ارائهدهنده میتواند نظر اعضا را دریافت کند یا رأیگیری کوتاه انجام دهد.
ضبط جلسه جلسه در صورت فعالبودن این قابلیت، برای مشاهده یا استفاده مجدد ذخیره میشود.
مدیریت دسترسی برگزارکننده میتواند نقش کاربران و دسترسی آنها به ابزارهای مختلف را کنترل کند.
| امکان |
کاربرد |
استفادهکننده اصلی |
| میکروفن و دوربین |
برقراری ارتباط زنده میان اعضای جلسه |
برگزارکننده و مشارکتکنندگان |
| اشتراک صفحه |
نمایش نرمافزار، گزارش یا محیط کاری |
ارائهدهنده |
| نمایش اسلاید |
ارائه گزارش، برنامه یا محتوای جلسه |
ارائهدهنده |
| چت |
ارسال پرسش و پیام بدون ایجاد اختلال صوتی |
تمام کاربران |
| نظرسنجی |
رأیگیری و دریافت نظر کاربران |
برگزارکننده |
| ضبط جلسه |
آرشیو و مشاهده مجدد جلسه |
مدیر جلسه |
| مدیریت نقشها |
کنترل دسترسی به میکروفن، دوربین و ارائه |
برگزارکننده |
وب کنفرانس برای چه مجموعههایی مناسب است؟
شرکتها و سازمانها برگزاری جلسات مدیریتی، هماهنگی واحدها، ارائه گزارش و ارتباط با شعب.
تیمهای دورکار برگزاری جلسات روزانه، برنامهریزی پروژه و پیگیری فعالیت اعضای تیم.
دانشگاهها و مؤسسات برگزاری نشستهای علمی، جلسات دفاع، سمینارها و جلسات استادان.
جلسات فروش معرفی خدمات، ارائه دمو، مذاکره با مشتری و برگزاری جلسات مشاوره.
مراکز آموزشی برگزاری جلسات مدرسان، هماهنگی دورهها و آموزش کارکنان مجموعه.
نشستهای تخصصی برگزاری جلسات کارشناسی، مصاحبهها و گفتوگوهای تخصصی چندطرفه.
مزایای استفاده از وب کنفرانس
حذف فاصله جغرافیایی کاربران میتوانند از شهرها و کشورهای مختلف در یک جلسه مشترک شرکت کنند.
کاهش هزینهها هزینه سفر، رفتوآمد، اقامت و اجاره فضای جلسه کاهش پیدا میکند.
شروع سریع جلسه اعضا تنها با دریافت لینک ورود میتوانند در زمان تعیینشده وارد نشست شوند.
تعامل مستقیم کاربران میتوانند با صدا، تصویر، چت و اشتراک صفحه در جلسه مشارکت کنند.
آرشیو جلسات جلسات مهم را میتوان برای بررسی یا استفاده مجدد ضبط و نگهداری کرد.
مدیریت متمرکز برگزارکننده میتواند دسترسیها و ابزارهای جلسه را از یک محیط واحد کنترل کند.
تفاوت وب کنفرانس، وبینار و کلاس آنلاین
وب کنفرانس، وبینار و کلاس آنلاین ابزارهای مشابهی دارند؛ اما نوع ارتباط و هدف استفاده از آنها متفاوت است.
| ویژگی |
وب کنفرانس |
وبینار |
کلاس آنلاین |
| هدف اصلی |
جلسه، مذاکره و همکاری گروهی |
سخنرانی و ارائه برای مخاطبان |
آموزش مستمر |
| نوع ارتباط |
چندطرفه |
بیشتر از سمت ارائهدهنده |
دوطرفه و آموزشی |
| ساختار کاربران |
مدیر و اعضای جلسه |
سخنران و مخاطبان |
مدرس و دانشجویان |
| میزان مشارکت |
زیاد |
کنترلشده |
زیاد و مستمر |
| کاربرد رایج |
جلسه سازمانی و کاری |
رویداد، ارائه و معرفی محصول |
دوره و کلاس آموزشی |
| ابزارهای مهم |
صدا، تصویر و اشتراک صفحه |
ارائه، چت و نظرسنجی |
وایتبرد، ارائه و گزارش حضور |
چرا BigBlueButton برای وب کنفرانس مناسب است؟
سامانه ابری وب کنفرانس وبینارآنلاین با استفاده از پلتفرم BigBlueButton ارائه میشود. این پلتفرم امکاناتی مانند ارتباط صوتی و تصویری، اشتراکگذاری صفحه، نمایش اسلاید، چت، نظرسنجی، وایتبرد و مدیریت نقش کاربران را فراهم میکند.
مدیر جلسه میتواند دسترسی کاربران را کنترل کند و در صورت نیاز، نقش یک مشارکتکننده را به ارائهدهنده تغییر دهد. این ویژگی برای جلساتی که چند نفر باید گزارش، فایل یا صفحه خود را نمایش دهند مناسب است.
برای آشنایی بیشتر با سرویس ابری میتوانید صفحه سرویس ابری وب کنفرانس را مشاهده کنید.
برای برگزاری وب کنفرانس چه تجهیزاتی لازم است؟
| تجهیزات |
کاربرد |
توصیه |
| رایانه یا لپتاپ |
مدیریت جلسه، ارائه محتوا و اشتراک صفحه |
برای برگزارکننده و ارائهدهنده مناسبتر است |
| تلفن همراه یا تبلت |
ورود سریع و مشارکت در جلسه |
برای مشاهده و گفتوگو قابل استفاده است |
| میکروفن یا هدست |
انتقال صدای واضح و کاهش نویز محیط |
استفاده از هدست برای اعضای فعال پیشنهاد میشود |
| وبکم |
نمایش تصویر کاربران |
فعالبودن دوربین برای همه افراد ضروری نیست |
| اینترنت پایدار |
انتقال صدا، تصویر و محتوای جلسه |
پایداری اتصال از عدد اسمی سرعت مهمتر است |
| کارت کپچر |
اتصال دوربین حرفهای یا خروجی تجهیزات تصویری |
برای جلسات یا ارائههای حرفهای استفاده میشود |
| مرورگر بهروز |
اجرای سامانه بدون نصب نرمافزار اضافه |
پیش از جلسه، دسترسی مرورگر به میکروفن بررسی شود |
چگونه یک وب کنفرانس برگزار کنیم؟
- ظرفیت مناسب را انتخاب کنید: تعداد افرادی را که همزمان در جلسه حضور دارند مشخص کنید.
- زمان نشست را ثبت کنید: روز، ساعت شروع و مدت تقریبی جلسه را تعیین نمایید.
- لینک ورود را ارسال کنید: لینک جلسه را برای برگزارکنندگان، ارائهدهندگان و مشارکتکنندگان ارسال نمایید.
- از سیستم مناسب استفاده کنید: برگزارکننده و ارائهدهنده بهتر است از رایانه یا لپتاپ استفاده کنند.
- صدا و تصویر را آزمایش کنید: میکروفن، دوربین و دسترسی مرورگر پیش از جلسه بررسی شوند.
- فایلها را آماده کنید: اسلایدها، فایلهای PDF و محتوای موردنیاز را پیش از شروع جلسه آماده نمایید.
- اینترنت را بررسی کنید: پایداری اتصال و کیفیت ارسال و دریافت صدا و تصویر آزمایش شود.
- جلسه را مدیریت کنید: دسترسی کاربران، میکروفنها، چت و ارائهها را متناسب با برنامه کنترل نمایید.
چکلیست پیش از شروع وب کنفرانس
تعداد شرکتکنندگان و ظرفیت سرویس مشخص شده است.
تاریخ، ساعت و مدت جلسه نهایی شده است.
لینک ورود برای کاربران ارسال شده است.
میکروفن و دوربین برگزارکننده آزمایش شدهاند.
اینترنت و مرورگر بهدرستی کار میکنند.
اسلایدها و فایلهای موردنیاز آماده هستند.
نقش کاربران و سطح دسترسی آنها تعیین شده است.
امکان ضبط جلسه در صورت نیاز فعال شده است.
ارائهدهندگان با محیط جلسه آشنا شدهاند.
یک جلسه آزمایشی پیش از نشست اصلی برگزار شده است.
راهکارهای اختصاصی وب کنفرانس
برای مجموعههایی که به زیرساخت اختصاصی نیاز دارند، امکان استفاده از سرویسهای سازمانی و راهکارهای اختصاصی نیز وجود دارد.
سرور سازمانی وبینار سازمانها میتوانند با تهیه
سرور سازمانی وبینار زیرساخت مستقلتری در اختیار داشته باشند.
API کلاس آنلاین برای اتصال سامانههای اختصاصی به زیرساخت جلسات آنلاین میتوانید
API کلاس آنلاین را بررسی کنید.
وب کنفرانس خود را راهاندازی کنید
تعداد کاربران و مدت استفاده را مشخص کنید، پلن مناسب را انتخاب کنید و نشست آنلاین خود را بدون نیاز به نصب نرمافزارهای پیچیده برگزار نمایید.
سؤالات متداول درباره وب کنفرانس
آیا برای ورود به وب کنفرانس باید نرمافزار نصب کرد؟
در سامانههای تحت وب، کاربران معمولاً از طریق مرورگر وارد جلسه میشوند و نیازی به نصب نرمافزار اضافه ندارند. دسترسی مرورگر به میکروفن و دوربین باید فعال باشد.
چه کسانی میتوانند در جلسه صحبت کنند؟
برگزارکننده میتواند مشخص کند کدام کاربران اجازه استفاده از میکروفن و دوربین را داشته باشند. سطح دسترسی افراد در طول جلسه نیز قابل تغییر است.
آیا امکان اشتراکگذاری صفحه وجود دارد؟
بله. ارائهدهنده میتواند صفحه دسکتاپ، مرورگر یا یک نرمافزار مشخص را برای سایر کاربران نمایش دهد.
آیا جلسه قابل ضبط است؟
در سرویسهایی که قابلیت ضبط آنها فعال شده است، میتوان محتوای جلسه را ذخیره و بعداً مشاهده کرد.
آیا میتوان از تلفن همراه وارد وب کنفرانس شد؟
بله. کاربران میتوانند از تلفن همراه یا تبلت وارد جلسه شوند؛ اما برای مدیریت جلسه و ارائه حرفهای، استفاده از لپتاپ یا رایانه مناسبتر است.
تفاوت وب کنفرانس و وبینار چیست؟
وب کنفرانس برای گفتوگو و همکاری چندطرفه طراحی شده است؛ اما در وبینار معمولاً یک یا چند ارائهدهنده محتوای خود را برای تعداد بیشتری از مخاطبان نمایش میدهند.
چند نفر میتوانند همزمان وارد جلسه شوند؟
تعداد کاربران همزمان به ظرفیت پلن خریداریشده بستگی دارد. بهتر است ظرفیت سرویس کمی بیشتر از تعداد قطعی اعضای جلسه انتخاب شود.
آیا امکان استفاده از دوربین حرفهای وجود دارد؟
بله. خروجی دوربین یا تجهیزات حرفهای تصویری را میتوان با استفاده از کارت کپچر به رایانه ارائهدهنده متصل و در جلسه استفاده کرد.
جمعبندی
وب کنفرانس راهکاری مناسب برای برگزاری جلسات سازمانی، نشستهای تخصصی، مذاکره با مشتریان، همکاری تیمهای دورکار و ارتباط میان شعب مختلف است. کاربران میتوانند بدون حضور در یک مکان مشخص، از طریق صدا، تصویر، چت و اشتراکگذاری محتوا در جلسه مشارکت کنند.
برای انتخاب سرویس مناسب باید تعداد کاربران همزمان، مدت جلسه، ابزارهای موردنیاز، قابلیت ضبط و کیفیت پشتیبانی را بررسی کنید. همچنین بهتر است پیش از جلسه اصلی، یک نشست آزمایشی برای بررسی صدا، تصویر، اینترنت و دسترسی کاربران برگزار شود.