برگزاری جلسات آنلاین بدون محدودیت مکانی
جلسه تحت وب یکی از راهکارهای ساده و کاربردی برای برقراری ارتباط با همکاران، مشتریان، مدیران و اعضای تیم از راه دور است. برگزارکننده میتواند یک نشست آنلاین ایجاد کند، لینک ورود را برای کاربران ارسال نماید و جلسه را با استفاده از ابزارهای صوتی، تصویری و تعاملی مدیریت کند.
تمام فرایند ورود و برگزاری جلسه از طریق مرورگر انجام میشود و شرکتکنندگان برای حضور در نشست نیازی به نصب نرمافزار یا برنامه پیچیده ندارند. این ویژگی باعث میشود کاربران با کامپیوتر، لپتاپ، تبلت یا تلفن همراه بهسادگی وارد جلسه شوند.
بدون نصب نرمافزار ورود مستقیم از طریق مرورگر
ارتباط چندطرفه گفتوگو با صدا، تصویر و چت
اشتراک محتوا نمایش صفحه، فایل و ارائه
ضبط جلسه امکان مشاهده مجدد نشست
جلسه تحت وب چیست؟
جلسه تحت وب یا Web Meeting محیطی آنلاین برای برگزاری نشستهای کاری، جلسات سازمانی، گفتوگو با مشتریان و هماهنگی تیمها است. کاربران با دریافت لینک اختصاصی میتوانند در زمان تعیینشده وارد جلسه شوند و متناسب با سطح دسترسی خود از میکروفن، دوربین، چت و سایر امکانات استفاده کنند.
در جلسات تحت وب، مدیر جلسه کنترل اصلی محیط را در اختیار دارد. او میتواند میکروفن کاربران را فعال یا غیرفعال کند، نقش ارائهدهنده را به فرد دیگری بسپارد و درباره دسترسی شرکتکنندگان به دوربین، چت و ابزارهای ارائه تصمیم بگیرد.
جلسه تحت وب برای چه کاربردی مناسب است؟ این سرویس برای نشستهایی مناسب است که چند نفر باید در گفتوگو، ارائه گزارش، تصمیمگیری یا اشتراکگذاری اطلاعات مشارکت داشته باشند.
جلسه تحت وب چگونه برگزار میشود؟
برای برگزاری جلسه آنلاین ابتدا باید ظرفیت کاربران، زمان برگزاری و امکانات موردنیاز را مشخص کنید. پس از ایجاد نشست، لینک ورود برای شرکتکنندگان ارسال میشود و کاربران میتوانند از طریق مرورگر وارد محیط جلسه شوند.
انتخاب ظرفیت تعداد کاربران همزمان، مدت جلسه و ابزارهای موردنیاز مشخص میشود.
ایجاد نشست نام جلسه، زمان شروع و تنظیمات ورود کاربران در پنل ثبت میشود.
ارسال لینک ورود لینک اختصاصی جلسه برای مدیر، ارائهدهندگان و شرکتکنندگان ارسال میشود.
مدیریت جلسه مدیر صدا، تصویر، چت، ارائهها و دسترسی کاربران را کنترل میکند.
امکانات جلسات تحت وب
سامانه جلسه آنلاین ابزارهای مختلفی برای برقراری ارتباط، ارائه محتوا و مدیریت کاربران در اختیار برگزارکننده قرار میدهد.
کنترل وبکم مدیر جلسه میتواند مشخص کند کدام کاربران اجازه فعالکردن دوربین خود را داشته باشند.
کنترل میکروفن دسترسی کاربران به میکروفن توسط مدیر قابل مدیریت است و میتوان صدای افراد را قطع یا فعال کرد.
اشتراک کل دسکتاپ ارائهدهنده میتواند تمام صفحه رایانه خود را برای سایر کاربران نمایش دهد.
اشتراک یک برنامه امکان نمایش فقط یک نرمافزار یا پنجره مشخص بدون نمایش کل دسکتاپ وجود دارد.
نظرسنجی برگزارکننده میتواند درباره موضوعات جلسه از کاربران رأی یا بازخورد دریافت کند.
ارائه PDF و PowerPoint فایلهای ارائه را میتوان داخل محیط جلسه بارگذاری و برای کاربران نمایش داد.
وایتبرد آنلاین مدیر یا ارائهدهنده میتواند روی اسلایدها بنویسد، رسم کند و نکات مهم را علامتگذاری نماید.
تفویض دسترسی مدیر میتواند نقش ارائهدهنده را به یکی از شرکتکنندگان واگذار کند.
اتاقهای گروهی شرکتکنندگان میتوانند برای گفتوگوهای کوچکتر به زیرجلسههای جداگانه منتقل شوند.
ضبط جلسه در صورت فعالبودن قابلیت ضبط، میتوان محتوای نشست را برای استفاده بعدی ذخیره کرد.
چت عمومی و خصوصی کاربران میتوانند بدون قطع جریان گفتوگو، پیام یا پرسش خود را ارسال کنند.
مدیریت کاربران مدیر جلسه میتواند سطح دسترسی، نقش و وضعیت فعالیت کاربران را کنترل کند.
| قابلیت |
کاربرد |
مدیریت توسط |
| میکروفن و دوربین |
برقراری ارتباط صوتی و تصویری میان کاربران |
مدیر جلسه |
| اشتراک صفحه |
نمایش نرمافزار، گزارش یا محیط کاری |
ارائهدهنده |
| نمایش فایل |
ارائه PDF، اسلاید و اسناد جلسه |
ارائهدهنده |
| وایتبرد |
نوشتن و علامتگذاری روی محتوای ارائه |
مدیر یا ارائهدهنده |
| نظرسنجی |
دریافت رأی و بازخورد اعضای جلسه |
مدیر یا ارائهدهنده |
| اتاق گروهی |
تقسیم کاربران برای گفتوگو در گروههای کوچکتر |
مدیر جلسه |
| ضبط نشست |
آرشیو و مشاهده مجدد جلسه |
مدیر جلسه |
جلسه تحت وب برای چه مجموعههایی مناسب است؟
شرکتها و سازمانها برگزاری جلسات مدیریتی، گزارشدهی واحدها و هماهنگی میان شعب مختلف.
تیمهای دورکار برنامهریزی پروژه، بررسی وظایف و ارتباط منظم با اعضای تیم.
جلسات با مشتریان معرفی خدمات، ارائه دمو، مذاکره و دریافت نیازهای مشتریان.
مصاحبه آنلاین برگزاری مصاحبه شغلی، ارزیابی اولیه و ارتباط با متقاضیان از راه دور.
مؤسسات آموزشی جلسات مدرسان، هماهنگی دورهها و نشستهای اجرایی مجموعه.
جلسات تخصصی برگزاری نشستهای کارشناسی، مشاوره و تصمیمگیری گروهی.
مزایای برگزاری جلسه آنلاین
حذف محدودیت مکانی اعضای جلسه میتوانند از شهرها و کشورهای مختلف وارد نشست شوند.
کاهش هزینهها هزینه سفر، رفتوآمد، اقامت و اجاره فضای جلسه کاهش پیدا میکند.
شروع سریع نشست کاربران با دریافت لینک میتوانند بدون طیکردن فرایند پیچیده وارد جلسه شوند.
اشتراک آسان محتوا فایل، اسلاید و صفحه نرمافزار در همان محیط برای کاربران نمایش داده میشود.
مدیریت متمرکز ابزارها و سطح دسترسی کاربران از طریق پنل مدیر کنترل میشوند.
امکان آرشیو جلسات مهم را میتوان برای بررسی یا استفاده بعدی ضبط کرد.
تفاوت جلسه تحت وب، وب کنفرانس، وبینار و کلاس آنلاین
این سرویسها ابزارهای مشترکی دارند، اما هدف اصلی و میزان مشارکت کاربران در آنها متفاوت است.
| نوع سرویس |
کاربرد اصلی |
نوع تعامل |
ساختار معمول |
| جلسه تحت وب |
هماهنگی، تصمیمگیری و گفتوگوی کاری |
چندطرفه |
مدیر و اعضای جلسه |
| وب کنفرانس |
نشست رسمی و ارائه چندنفره |
چندطرفه و مدیریتشده |
برگزارکننده، ارائهدهنده و مشارکتکنندگان |
| وبینار |
سخنرانی، معرفی محصول و رویداد |
بیشتر از سمت ارائهدهنده |
سخنران و مخاطبان |
| کلاس آنلاین |
آموزش مستمر و تعاملی |
دوطرفه و آموزشی |
مدرس و دانشجویان |
چرا BigBlueButton برای جلسه تحت وب مناسب است؟
سرویس ابری جلسه تحت وب در وبینارآنلاین با استفاده از پلتفرم BigBlueButton ارائه میشود. این پلتفرم امکاناتی مانند ارتباط صوتی و تصویری، اشتراکگذاری صفحه، نمایش اسلاید، چت، نظرسنجی، وایتبرد، اتاقهای گروهی و ضبط جلسه را فراهم میکند.
برگزارکننده میتواند نقش کاربران را کنترل کند و در صورت نیاز، دسترسی ارائه محتوا را به یکی از اعضای جلسه واگذار نماید. این قابلیت برای نشستهایی که چند نفر باید گزارش، فایل یا صفحهنمایش خود را ارائه کنند کاربردی است.
برای آشنایی بیشتر میتوانید صفحه سرویس ابری جلسه تحت وب را مشاهده کنید.
پیش از ورود، میکروفن و وبکم خود را آزمایش کنید
بهتر است پیش از شروع جلسه، عملکرد میکروفن، وبکم و دسترسی مرورگر را بررسی کنید. این کار از اتلاف وقت در ابتدای نشست و بروز مشکل هنگام ارائه جلوگیری میکند.
تست میکروفن
عملکرد میکروفن و دریافت صحیح صدا توسط مرورگر را پیش از ورود به جلسه بررسی کنید.
اجرای تست میکروفن
تست وبکم
تصویر دوربین و مجوز دسترسی مرورگر به وبکم را پیش از شروع جلسه بررسی کنید.
اجرای تست وبکم
برای شرکت در جلسه آنلاین چه تجهیزاتی لازم است؟
| تجهیزات |
کاربرد |
توصیه |
| کامپیوتر یا لپتاپ |
مدیریت جلسه، ارائه محتوا و اشتراک صفحه |
برای مدیر و ارائهدهنده مناسبتر است |
| تلفن همراه یا تبلت |
ورود سریع و مشارکت در جلسه |
برای مشاهده و گفتوگو قابل استفاده است |
| میکروفن یا هدست |
انتقال صدای واضح و کاهش نویز |
استفاده از هدست برای کاربران فعال پیشنهاد میشود |
| وبکم |
نمایش تصویر کاربر در جلسه |
فعالبودن دوربین برای همه افراد ضروری نیست |
| اینترنت پایدار |
انتقال صدا، تصویر و محتوای جلسه |
پایداری اتصال از سرعت اسمی مهمتر است |
| مرورگر بهروز |
اجرای سامانه و دریافت مجوزهای صوتی و تصویری |
پیش از جلسه مجوزهای مرورگر بررسی شوند |
| کارت کپچر |
اتصال دوربین حرفهای یا تجهیزات تصویری به رایانه |
برای ارائهها و نشستهای حرفهای کاربرد دارد |
چگونه یک جلسه تحت وب برگزار کنیم؟
- ظرفیت مناسب را انتخاب کنید: تعداد افرادی که همزمان وارد جلسه میشوند مشخص نمایید.
- تاریخ و ساعت را تعیین کنید: زمان شروع و مدت تقریبی نشست را در پنل ثبت کنید.
- لینک ورود را ارسال کنید: لینک جلسه را برای مدیر، ارائهدهندگان و شرکتکنندگان بفرستید.
- میکروفن و دوربین را آزمایش کنید: صدا، تصویر و مجوزهای مرورگر پیش از جلسه بررسی شوند.
- فایلها را آماده کنید: اسلایدها، PDFها و گزارشهای موردنیاز را پیش از شروع آماده نمایید.
- سطح دسترسی کاربران را مشخص کنید: نقش مدیر، ارائهدهنده و شرکتکنندگان را تعیین نمایید.
- اینترنت را بررسی کنید: از اتصال پایدار و مناسب برای ارسال و دریافت صدا و تصویر استفاده کنید.
- جلسه آزمایشی برگزار کنید: پیش از نشست مهم، ورود کاربران و ابزارهای اصلی را آزمایش نمایید.
چکلیست پیش از شروع جلسه آنلاین
ظرفیت سرویس با تعداد کاربران متناسب است.
تاریخ، ساعت و مدت جلسه نهایی شده است.
لینک ورود برای کاربران ارسال شده است.
میکروفن و وبکم مدیر آزمایش شدهاند.
اینترنت و مرورگر بهدرستی کار میکنند.
اسلایدها و فایلهای موردنیاز آماده هستند.
نقش و دسترسی کاربران تعیین شده است.
امکان ضبط جلسه در صورت نیاز فعال شده است.
ارائهدهندگان با محیط جلسه آشنا شدهاند.
جلسه آزمایشی پیش از نشست اصلی برگزار شده است.
راهکارهای اختصاصی برگزاری جلسات آنلاین
سازمانها و مجموعههایی که به زیرساخت اختصاصی یا اتصال سامانه داخلی خود به سرویس جلسات آنلاین نیاز دارند، میتوانند از راهکارهای اختصاصی استفاده کنند.
سرور سازمانی وبینار سازمانها میتوانند با تهیه
سرور سازمانی وبینار زیرساخت مستقلتری در اختیار داشته باشند.
API جلسات آنلاین برای اتصال وبسایت یا نرمافزار اختصاصی به زیرساخت جلسات میتوانید
API کلاس آنلاین را بررسی کنید.
جلسه آنلاین خود را راهاندازی کنید
تعداد کاربران و مدت استفاده را مشخص کنید، پلن مناسب را انتخاب نمایید و جلسه تحت وب خود را بدون نیاز به نصب نرمافزارهای پیچیده برگزار کنید.
سؤالات متداول درباره جلسه تحت وب
آیا برای ورود به جلسه باید نرمافزار نصب کرد؟
در سامانههای تحت وب، کاربران معمولاً از طریق مرورگر وارد جلسه میشوند و نیازی به نصب نرمافزار اضافه ندارند. دسترسی مرورگر به میکروفن و دوربین باید فعال باشد.
چه کسانی میتوانند از میکروفن استفاده کنند؟
مدیر جلسه میتواند مشخص کند کدام کاربران اجازه استفاده از میکروفن را داشته باشند و در صورت نیاز صدای کاربران را قطع یا فعال کند.
آیا امکان اشتراک یک نرمافزار مشخص وجود دارد؟
بله. ارائهدهنده میتواند بهجای نمایش کل دسکتاپ، تنها پنجره یک نرمافزار یا مرورگر مشخص را با سایر کاربران به اشتراک بگذارد.
آیا جلسه تحت وب قابل ضبط است؟
در سرویسهایی که قابلیت ضبط فعال شده است، میتوان جلسه را ذخیره کرد و محتوای آن را بعداً مشاهده نمود.
آیا با تلفن همراه میتوان وارد جلسه شد؟
بله. کاربران میتوانند از تلفن همراه یا تبلت وارد جلسه شوند؛ اما برای مدیریت نشست و اشتراک صفحه، استفاده از لپتاپ یا رایانه مناسبتر است.
تفاوت جلسه تحت وب و وبینار چیست؟
جلسه تحت وب برای گفتوگو و همکاری چندطرفه طراحی شده است؛ اما در وبینار معمولاً یک یا چند ارائهدهنده محتوای خود را برای تعداد بیشتری از مخاطبان ارائه میکنند.
آیا میتوان کاربران را به گروههای کوچکتر تقسیم کرد؟
بله. با استفاده از اتاقهای گروهی میتوان شرکتکنندگان را به زیرجلسههای جداگانه تقسیم کرد و فعالیت گروهها را مدیریت نمود.
چند نفر میتوانند همزمان وارد جلسه شوند؟
تعداد کاربران همزمان به ظرفیت پلن خریداریشده بستگی دارد. بهتر است ظرفیت سرویس کمی بیشتر از تعداد قطعی شرکتکنندگان انتخاب شود.
جمعبندی
جلسه تحت وب راهکاری مناسب برای برگزاری نشستهای سازمانی، هماهنگی تیمهای دورکار، مذاکره با مشتریان، مصاحبه آنلاین و جلسات تخصصی است. کاربران میتوانند بدون حضور در یک مکان مشخص، از طریق صدا، تصویر، چت و اشتراکگذاری محتوا در جلسه مشارکت کنند.
برای انتخاب سرویس مناسب باید تعداد کاربران همزمان، مدت جلسه، امکانات موردنیاز، قابلیت ضبط و کیفیت پشتیبانی را بررسی کنید. همچنین بهتر است پیش از جلسه اصلی، یک نشست آزمایشی برای بررسی میکروفن، وبکم، اینترنت و دسترسی کاربران برگزار شود.